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【編者按】  在企業(yè)信息化的發(fā)展過(guò)程中，很多企業(yè)在系統應用上取得了顯著(zhù)成效，積累了成功的經(jīng)驗；但也有不少企業(yè)的信息化并沒(méi)有達到預期效果，甚至失敗。究其原因在于，信息化不是簡(jiǎn)單的購買(mǎi)一套軟件，而是要涉及到一個(gè)重要決策：重新改造公司業(yè)務(wù)流程。信息化要求企業(yè)先梳理清楚業(yè)務(wù)流程，再進(jìn)行簡(jiǎn)化、重組，最后實(shí)現操作自動(dòng)化，這是一些成功企業(yè)的共同點(diǎn)。而作為信息化實(shí)施主體，企業(yè)的意識轉變及一把手的參與，更是成功中的關(guān)鍵。

案例分享：昆明誼亙科技有限公司

關(guān)鍵應用：成本控制  獨立核算  流程規范

昆明誼亙科技有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“公司”）成立于2011年，是一家集軟件開(kāi)發(fā)與技術(shù)服務(wù)、計算機及配件、云計算平臺建設、數據中心、微軟操作系統分銷(xiāo)、云桌面、數據交換網(wǎng)絡(luò )設備、多媒體會(huì )議系統、辦公設備等一系列產(chǎn)品的系統集成解決方案提供商。公司主要為教育、政府、公檢法、醫療、金融、通信等提供專(zhuān)業(yè)的行業(yè)解決方案，年銷(xiāo)售過(guò)億。

作為當地知名的教育集成方案供應商，公司業(yè)務(wù)分布于云南全省，在各地州設有分支。公司項目多且大小不一，周期有長(cháng)有短，客戶(hù)要求各異。隨著(zhù)業(yè)務(wù)的逐年發(fā)展，項目管理壓力明顯增加。此前，公司信息化僅停留在一套財務(wù)軟件，對項目成本控制、分支獨立核算和內部流程規范等管理越發(fā)的迫切。

      信息化作為一把手工程，得到了領(lǐng)導層的高度重視，公司專(zhuān)門(mén)指派核心部門(mén)代表成立了信息化小組，并于2020年4月順利上線(xiàn)快普M8整合管理平臺（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“快普系統”），及時(shí)解決了公司發(fā)展的管理需求。

01 成本管控更科學(xué)

公司通常好幾個(gè)項目同時(shí)進(jìn)行，項目大小不一、采購品類(lèi)、采購量也不相同，而項目材料由于市場(chǎng)波動(dòng)較大，需要對外進(jìn)行詢(xún)價(jià)、貨比三家……以往，材料采購由項目經(jīng)理按需求直接電話(huà)與采購部門(mén)溝通，人工比對價(jià)格難且效率低；采購多少、到貨多少、出庫多少，無(wú)法實(shí)時(shí)統計；采購出錯容易造成部門(mén)之間的推諉扯皮等現象；項目缺少預算，成本難以管控，容易出現超支。 

快普解決方案：

通過(guò)快普系統，公司根據項目情況設置成本管控。選擇嚴控之后，所有采購、供貨的費用都由項目供貨清單或者費用清單生成。當費用超出預算時(shí)，采購就需要特別申請，由領(lǐng)導審批之后才能進(jìn)行采購、供貨，達到對于項目經(jīng)理、采購人員以及項目成本的嚴格控制。以項目維度核算公司的實(shí)際收入、成本，完善和強化財務(wù)核算，提高管理層的業(yè)務(wù)預測能力，提高公司資源的配置能力。

02 獨立核算更簡(jiǎn)單

公司業(yè)務(wù)分布于全省各地州，共設5個(gè)分支，此前財務(wù)僅做總帳管理，缺乏對不同分支的經(jīng)營(yíng)分析。隨著(zhù)業(yè)務(wù)的發(fā)展與管理需要，公司期望能對各地州經(jīng)營(yíng)情況、收入、成本、盈利進(jìn)行分析對比，實(shí)現分支機構的獨立核算，這時(shí)候就需要一套“集團化管理方案”。 

快普解決方案：

快普系統采用標準財務(wù)核算，既可以按分支機構獨立核算出報表，又可以合并集團報表；支持不同分支機構執行不同的價(jià)格政策，來(lái)進(jìn)行內部成本核算；在內部銷(xiāo)售、采購或分支機構間調撥時(shí)，自動(dòng)生成對方相應的單據，提供內部應收查詢(xún)，分支機構調撥查詢(xún)；獨立核算的分支機構可以實(shí)現統一的集團式管控，也可以進(jìn)行嚴格的數據權限控制，同一種業(yè)務(wù)不同分支機構走不同審批流程，靈活可控。

03  流程審批更規范

在快普系統上線(xiàn)之前，公司業(yè)務(wù)審批采用郵件形式，并將郵件作為憑證提交到財務(wù)，再手工錄入財務(wù)系統。流程相對靈活，但同時(shí)也造成信息（如項目名稱(chēng)）的不規范、數據不準確、權限控制難等問(wèn)題；審批涉及多人時(shí)，及時(shí)性也難以保證，過(guò)程難追溯。

快普解決方案：

快普系統將公司的項目管理、進(jìn)銷(xiāo)存、財務(wù)、客戶(hù)關(guān)系、運維服務(wù)等進(jìn)行全面整合，通過(guò)統一的基礎數據、統一的業(yè)務(wù)流程，實(shí)現公司業(yè)務(wù)和財務(wù)一體化應用；審批與數據實(shí)時(shí)同步，全面打通了各部門(mén)信息壁壘，減少出錯率；系統靈活的流程設置與權限控制，幫助公司重新梳理、規范內部流程，建立管理標準，提高工作效率。

【 后 記 】信息化已成為企業(yè)轉型升級最重要的抓手和企業(yè)最重要的核心競爭力。信息化建設一定是“一把手”工程，企業(yè)一把手要親自參與規劃和建設，絕不能授權。只有一把手強有力的支持和推動(dòng)才能真正發(fā)揮信息化價(jià)值。昆明誼亙科技有限公司信息化項目取得的成功，信息化小組起了決定性的作用。在疫情特殊時(shí)間，公司領(lǐng)導帶領(lǐng)信息化小組提前做足準備，從財務(wù)、項目到技術(shù)，各個(gè)核心崗位充分的投入學(xué)習研究，為快普系統的順利上線(xiàn)奠定了良好的基礎。領(lǐng)導層全程的參與推動(dòng)，也決定了快普系統能在全公司實(shí)現成功的應用。快普系統上線(xiàn)后，公司項目實(shí)現了全過(guò)程管理，項目進(jìn)度、成本和資金的管控更加科學(xué)，項目預算、結算、利潤一目了然，為公司戰略決策提供了有效的數據依據。